Izazovi planiranje posjeta u staračkim domovima pomoću RPA-a i uloga digitalne transformacije
Planiranje posjeta u staračkim domovima predstavlja jedan od najvažnijih segmenata zdravstvene i socijalne brige o korisnicima treće dobi. Uz sve veći broj korisnika i potrebu za efikasnijom organizacijom, sve više ustanova se suočavaju se s izazovima kao što su nedostatak radne snage, različitim grešakama u rasporedima I organizacijama. Dodatni izazov predstavlja I složena administracija koja često podrazumijeva ručna evidencija korisnika domova, unos podataka u više sistema i stalno usklađivanje rasporeda između uposlenika radi promjene smjena. Takvi procesi oduzimaju puno vrijemena, povećavaju rizik od grešaka i otežavaju pružanje kvalitetne usluge I korisnicima doma kao I njihovim porodicama.
U nastavku saznajte kako RPA tehnologija mijenja način na koji zdravstvene i socijalne ustanove organizuju posjete, te koje konkretne koristi donosi korisnicima doma, uposlenicima, menadžmentu kao i porodicama korisnika doma.
- Automatsko zakazivanje i potvrda termina posjeta
RPA botovi, implementirani na platformama poput UiPath, Automation Anywhere ili Microsoft Power Automate, integriše se s više izvora podataka preko API-ja (npr. Google Calendar API, Microsoft Graph API za Outlook/Exchange, ili custom RESTful servisi). RPA bot koristi event-driven arhitekturu (npr. webhookove ili polling mehanizme) za detekciju novih zahtjeva iz online formulara. Neki od primjera online formulara su Google Forms, Typeform ili custom web app na Node.js/React-u sa backendom u Django/Flask-u.
U nastavku je jedan klasični primjer kada član porodice podnese zahtjev.
- Provjera raspoloživosti: RPA Bot izvršava optimizirane upite prema centralnom kalendaru (iCal/ICS formatu ili SQL/NoSQL bazi) i integriranoj evidenciji korisnika (CRM/ERP ili neki drugi siste evidencije). Nakon toga, primjenjuje se rule-based logika (implementiranu kroz Python skripte s bibliotekom rule-engine, Decision Model and Notation – DMN standard u Camundi ili low-code pravila u Power Automate) da bi se izvršila dinamička provjera:
- kapaciteta prostorija (npr. max 5 posjetitelja po sobi koja se želi posjetiti),
- raspoloživosti osoblja (sinkronizacija s evidencijom uposlenika / HRM modulom),
- ograničenja po korisniku (npr. max 2 posjete sedmično, min 24h ili 48h razmaka između termina- također pohranjeno u nekoj bazi ili Redis cacheu za brzi pristup).
- Predlaganje termina: RPA Bot koristi napredne algoritme za optimizaciju vremenskih slotova. Neki od algoritama za optimizaciju vremenskih lotova su Google OR-Tools ili OptaPlanner, odnosno custom rješenja u Pythonu s PuLP, Pyomo ili D-Wave Ocean za hibridne pristupe.
Ključni elementi algoritma:- Varijable: mogući termini (termini po 15/30-minutne slotove unutar radnog vremena doma).
- Vrijeme: slobodni intervali iz centralnog kalendara
- Ograničenja:
- Nema preklapanja s postojećim terminima (NOT OVERLAPS)
- Poštivanje kapaciteta prostorije i osoblja.
- Min. razmak između posjeta istog korisnika (npr. ≥24h ili ≥48h ).
- Radno vrijeme doma i preferencije korisnika (npr. samo jutarnji termini).
- Najbliži mogući termin od zahtjevanog datuma.
- Prioritet članovima uže porodice.
- Ravnomjerna raspodjela posjeta po danu (load balancing).
- Potvrda i komunikacija: RPA Bot šalje notifikacije putem integriranih komunikacijskih API-ja (Twilio za SMS, SendGrid/Mailgun za e-mail, ili Microsoft Graph za Teams/Outlook) sa personaliziranim porukama. Potvrde uključuju iCal priloge za automatsko dodavanje u kalendar posjetioca. Također postoji mogućnost I dodavanje QR kod za check-in koji moze sadržavati I sigurnosni token za sigurnu autentifikaciju za ulaz.
Notifikacije podržavaju Microsoft Graph za slanje notifikacia putem Teams/Outlook u samom domu, osiguravajući sinkronizaciju s internim lokalnim stemima. Sva komuniacija I notifikacije se evidentiraju u centraliziranoj bazi radi praćenja isporuke i GDPR regulativa. U slučaju neisporuke, aktivira se retry mehanizam s eksponencijalnim backoff-om preko message queuea (RabbitMQ).
- Analiza i izvještavanje o posjetama
Kako funkcioniše:
RPA bot svakog mjeseca automatski generiše izvještaj o broju posjeta, učestalosti po korisniku i vremenskim periodima.
Primjer:
Na kraju mjeseca bot automatski kreira Excel izvještaj:
- Ukupno posjeta: 326
- Prosjek po korisniku: 3,2 posjete mjesečno
- Najčešći dan posjeta: Nedjelja
Izvještaj se automatski šalje upravi i osoblju.
Rezultat:
Menadžment doma dobija realne podatke o posjetama bez ručne obrade — olakšava planiranje uposlenika i njihovih smjena.
Više informacija o povratku investicije na linku.
Zaključak
Planiranje posjeta u staračkim domovima pomoću RPA-a predstavlja efikasan, skalabilan i humaniziran pristup koji značajno poboljšava organizaciju, smanjuje administrativno opterećenje i povećava kvalitetu brige o korisnicima kao i uposlenicima.
Benefiti
- Smanjuje se potreba za ručnim dogovaranjem termina (obično 2–3 poziva), a administrativni radnici štede i do 70% vremena.
- Bez papira, bez ručnog unosa, veća sigurnost i tačnost evidencija I podataka.
- Manje konflikata u rasporedu, bolja koordinacija između timova i porodica.
- Smanjuje broj zaboravljenih ili propuštenih posjeta, poboljšava komunikaciju i zadovoljstvo porodice.
